Trao đổi qua email với nhà tuyển dụng dụng là điều không thể tránh khỏi khi chúng ta ứng tuyển. Hôm nay, chúng mình xin giới thiệu các bạn các mẫu email mà chúng mình tổng hợp được trong nhiều tình huống khác nhau: điều chỉnh hoặc thay đổi lịch phỏng vấn,từ chối phỏng vấn, trả lời thông báo kết quả tuyển chọn, ....

Hướng dẫn viết Email viết cho nhà tuyển dụng trong nhiều tình huống khác nhau.

1. Các quy tắc chung
2. Mẫu Email theo tình huống:

1. Các quy tắc chung

Trong trao đổi với các nhà tuyển dụng, việc viết email qua lại không phải là một tiêu chí để đánh giá lựa chọn, tuy vậy nhiều người vẫn lo lắng về câu chữ và cách trình bày có thể làm mất điểm trước các nhà tuyển dụng. Về cơ bản, các email đều có những quy tắc chung như:

Phản hồi ngay sau khi nhận được mail (nếu cần điều chỉnh lịch trước khi trả lời, bạn nên mail lại ngắn gọn rằng mình sẽ trả lời sau trong 24h/sẽ trả lời trước ngày)
Sử dụng email trống, chỉ dành riêng cho việc ứng tuyển để không bỏ lỡ các email từ nhà tuyển dụng.
Hạn chế sử dụng tên email thiếu nghiêm túc (tên thần tượng, nhân vật ảo, biệt danh bản thân,…)
Không nên trả lời email ngoài giờ hành chính (có thể sử dụng chức năng lên lịch gửi)
Tiêu đề mail ngắn gọn, dễ hiểu. Giữ RE để 2 bên dễ truy xuất lại nội dung trước đó.
Cấu trúc cơ bản của một bài mail chuẩn là: 宛先・あいさつ・内容・締め・署名
Hạn chế sử dụng highlight, in đậm trong văn bản

2. Mẫu Email theo tình huống:

2.1. Lựa chọn lịch phỏng vấn (khi công ty đã liệt kê trước thời gian)

株式会社 eNEC
人事部　▲▲様

お世話になっております。
chúng mìnhと申します。

面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
頂きました日程の中から、下記でお伺いさせて頂けますでしょうか。

03月20日（木）3時〜4時

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

chúng mình
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：[email protected]

2.2. Đưa ra lịch rảnh của bản thân (để công ty sắp xếp lịch phỏng vấn)

株式会社 eNEC
人事部　▲▲様

お世話になっております。
chúng mìnhと申します。

書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
下記日程であれば、お伺いすることが可能ですので、
ご調整頂けますと幸いです。

【1】 03月19日（水）８時〜9時
【2】 03月20日（木）8時〜9時
【3】 03月20日（木）14時〜15時

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

—————–

chúng mình
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：[email protected]

2.3. Điều chỉnh lịch phỏng vấn sang hôm khác

株式会社 eNEC
人事部　▲▲様

お世話になっております。
chúng mìnhと申します。

03月18日14時よりお約束しておりました面接につきまして、貴社にお伺いすることが難しくなりました。
大変申し訳ございません。

先ほどお電話にてご連絡させて頂きましたが、ご不在とのことでしたので、メールにて取り急ぎご連絡をさせて頂きました。

誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、もし可能であれば、以下の日程の中で面接を再調整頂けないでしょうか。

【1】 03月19日（水）８時〜9時
【2】 03月20日（木）8時〜9時
【3】 03月20日（木）14時〜15時

後ほど再度お電話させて頂きます。

ご多用の折、お手数をお掛けして申し訳ありませんが、ご検討頂きますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

—————–

chúng mình
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：[email protected]

2.4. Gửi lời cảm ơn sau khi phỏng vấn

株式会社eNEC
人事部　▲▲様

お世話になっております。
本日14時より面接をして頂きました、chúng mìnhと申します。

本日はお忙しい中、面接の機会を頂きまして誠にありがとうございました。

▲▲様のお話を伺い、eNEC貴社の質の高いサービスや社員満足度、活躍するための必要なスキル◆について理解を深めることができ、貴社で仕事をしたいという思いが一層強くなりました。

まずは、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

—————–

chúng mình
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：[email protected]

2.5. Mẫu Email khi gửi kèm tài liệu (CV, sơ yếu lí lịch,…)

株式会社 eNEC
人事部　▲▲様

お世話になっております。
chúng mìnhと申します。

先日ご依頼頂きました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。
恐れ入りますが、添付ファイルをご確認頂けますでしょうか。

お忙しい中恐縮ですが、ご査収の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

—————–

chúng mình
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：[email protected]

2.6. Mẫu Email khi từ chối phỏng vấn

株式会社 eNEC
人事部　▲▲様

お世話になっております。
chúng mìnhと申します。

誠に申し訳ございませんが、諸般の事情により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。
大変貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。

メールにより面接の辞退をご連絡しましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

—————–

chúng mình
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：[email protected]

2.7. Hỏi về thời gian trả kết quả phong vấn

株式会社 eNEC
人事部　▲▲様

お世話になっております。
03月20日14時より中途採用面接をしていただきました、chúng mìnhと申します。

先日はお忙しい中、面接のお時間を賜りまして誠にありがとうございました。
恐れ入りますが、面接の結果はいつまでにお知らせいただけますでしょうか？
目安だけでも教えていただけますと幸いです。

お手数をお掛けし恐縮ですが、ご確認の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

—————–

chúng mình
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：[email protected]

2.8. Trả lời đề nghị làm việc của công ty

株式会社 eNEC
人事部　▲▲様

お世話になっております。chúng mìnhと申します。

この度は、内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
心より感謝申し上げ、謹んでお受けいたします。

これまでの経験を生かし、貴社の戦力として貢献できるよう努力して参ります。

引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

—————–

chúng mình
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：[email protected]

2.9. Mong muốn bảo lưu kết quả tuyển dụng (trường hợp ứng tuyển nhiều công ty và muốn chờ kết quả những công ty khác)

株式会社 eNEC
人事部　▲▲様

お世話になっております。
内定を頂戴したchúng mìnhと申します。

この度は、採用のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
大変光栄にございます。

早速にも入社承諾のお返事をすべきなのですが、誠に恐縮ではございますが、返答については03月25日まで猶予を頂けないでしょうか？

現在、選考が進んでいる企業が他にもあり、そちらの話も聞いてみてから判断したいと考えております。

もちろん貴社に対して、大きな魅力を感じておりますが、貴社に失礼のないよう、悔いのない状態で、入社させて頂きたいのです。

こちらの都合で恐れ入りますが、ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

—————–

chúng mình
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：[email protected]