Bạn là nhân viên văn phòng? Bạn phải báo cáo kết quả công việc hàng tuần, hàng tháng, hàng quý với cấp trên. Tuy nhiên, bạn chưa thực sự hiểu hết được những gì bạn đang báo cáo hàng ngày ngoài việc làm theo mẫu có sẵn. Trong bài viết này unica.vn sẽ thông tin đến bạn đọc các kỹ năng viết báo cáo giành cho nhân viên văn phòng.

1. Xác định nội dung yêu cầu của báo cáo

Dù bạn đang viết báo cáo ngày, tuần hay tháng thì điều đầu tiên bạn cần xác định được nội dung yêu cầu của bản báo cáo. Nói cách khác, qua bản báo cáo này, bạn người nhận được báo cáo có được thông tin gì. Đây là điều kiện bắt buộc để bạn có một bản báo cáo chính xác và đầy đủ nhất.

– Bạn cần phải hiểu rõ loại báo cáo mình đang viết là gì, nắm được các yêu cầu từ cấp trên. Từ đó tìm tài liệu và bổ sung kiến thức nhằn xây dựng định hướng, cấu trúc phù hợp với nội dung của bản báo cáo. Đây là một bước quan trọng quyết định để có một bản báo cáo thật chính xác và ít sai xót.

– Trong trường hợp không nắm bắt được các ý cần triển khai, bạn sẽ không biết nên viết từ đâu, dẫn đến thông tin trong bài gặp vấn đề như lan man, khó hiểu. Điều này khiến bài báo cáo không có giá trị sử dụng như mong muốn ban đầu.

viết báo cáo, kỹ năng viết báo cáo, kiến thức, kỹ năng, kỹ năng mềm, tổng hợp các kỹ năng viết báo cáo chuyên nghiệp bạn nên biết

Xác định yêu cầu báo cáo rõ ràng trước khi thực hiện

2. Xây dựng đề cương chi tiết

Sau khi có nội dung yêu cầu, hãy suy nghĩ xem làm thế nào để bạn thể hiện được những điều bạn muốn báo cáo một cách rõ ràng, dễ hiểu nhất. Hãy xây dựng một đề cương chi tiết về các nội dung cần có. Sắp xếp thứ tự phù hợp cho các nội dung đó theo cách dễ theo dõi, rõ ràng.

Viết đề cương ra để trong quá trình làm báo cáo bạn không để sót một thông tin cũng như phần nội dung quan trọng nào.

3. Đánh giá kết quả công việc

Đây là một trong những phần quan trọng nhất trong khi viết báo cáo chuyên nghiệp. Trước tiên, hãy nêu ra các công việc đã thực hiện, bao gồm các công việc đã hoàn thành và các công việc chưa hoàn thành. Những khó khăn trong suốt quá trình thực hiện công việc.

Kỹ năng viết báo cáo chuyên nghiệp cho nhân viên văn phòng

Để có được những công việc chi tiết nhất, bạn cần nhìn nhận toàn bộ quá trình thực hiện nhiệm vụ. Hãy viết đúng sự thật với cấp trên bởi họ là người sẽ kiểm tra, họ sẽ biết những điều bạn trình bày trong đây có đúng hay không. Vì vậy bạn hãy trung thực, nhìn thẳng vào mặt tốt và chưa tốt của bản thân để thay đổi. Để thể hiện rõ hơn những thành tích, hãy đưa ra kết quả bằng những con số.

4. Phân tích nguyên nhân

Đây là một trong những bước quan trọng để có thể rút ra được những bài học đáng giá. Từ những kinh nghiệm cá nhân và trong suốt quá trình làm việc. Càng phân tích rõ ràng được các nguyên nhân thì bạn sẽ có nhiều cơ sở để tìm ra hướng giải quyết tốt nhất. Hãy trung thực khi chỉ ra các nguyên nhân cả chủ quan và khách quan.

5. Hướng khắc phục

Sau khi đã phân tích ra các nguyên nhân rõ ràng hãy suy nghĩ đến việc làm thế nào để khắc phục chúng. Hãy đưa ra ít nhất 3 phương án khắc phục, đưa vào bản báo cáo để cấp trên có thể cùng bạn chọn cách khắc phục tốt nhất.

6. Những kiến nghị

Trên góc nhìn từ cá nhân, ở cuối bản báo cáo, bạn có thể đưa ra những kiến nghị về công việc, cách làm việc, chỉ tiêu công việc.

Đó cũng có thể là các đề xuất cách khiến cho công việc được thực hiện một cách nhanh chóng hơn, công việc của bạn cần điều gì để có được kết quả tốt nhất.

Việc đưa ra các kiến nghị không phải mang lợi ích cho riêng bản thân bạn mà là mang lại lợi ích chung cho cả công ty, tập thể của bạn. Hãy cứ mạnh dạn nêu ra trong báo cáo để cấp trên biết và xem xét.

Nhân viên có thể sử dụng các biểu đồ minh họa trong báo cáo

7. Chú ý về ngôn ngữ trong báo cáo

– Các bản báo cáo của nhân viên thường gửi lên cho cấp trên và tất cả các bản báo cáo đều được lưu lại nên bạn cần phải trau chuốt đối với ngôn từ, cấu trúc. Bạn cần phải sử dụng lối hành văn mạch lạc, rõ ràng, thiết thực.

– Không nên sử dụng các từ ngữ hoa mỹ, phô trương. Báo cáo cần ngắn gọn, xúc tích nhưng đầy đủ và chính xác. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng những số liệu, biểu đồ minh họa có tính khoa học.

8. Kiểm tra các lỗi trình bày.

– Viết báo cáo đòi hỏi người viết phải có tính tỉ mỉ, bạn cần kiểu tra các lỗi văn bản như cách đánh số thứ tự, sử dụng ngôn từ trong đó đã phù hợp chưa, nội dung có đi vào trọng tâm hay lan mam, hình ảnh, số liệu đã tính chính xác hay chưa, ngoài ra là các lỗi chính tả cơ bản, dấu ngắt câu. Khi cấp trên họ nhìn vào báo cáo thông qua cách trình bày họ cũng dễ dàng đánh giá được bạn làm người cẩn thận tỉ mỉ hay cẩu thả.

– Bạn dã đảm bảo rằng có một bản báo cáo chỉn chu khi đưa tới tay cấp trên.

Kỹ năng viết báo cáo chuyên nghiệp là một trong điều quan trọng trong BỘ KỸ NĂNG CƠ BẢN DÀNH CHO NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG. Việc báo cáo tốt sẽ hỗ trợ nhân viên cùng doanh nghiệp có cái nhìn và hướng phát triển đúng đắn. Bạn hãy tham khảo những kỹ năng viết báo cáo phía trên để áp dụng vào cho bản thân.

Bạn đọc quan tâm tham khảo thêm một số khoá học kỹ năng mềm trên Unica, các chuyên gia sẽ chia sẻ đến bạn những kiến thức về cách xử lý tình huống trong giao tiếp, những kỹ năng mềm quan trọng để làm bước đệm phát triển bản thân hơn nữa.

Chúc các bạn thành công

Đăng bởi: Lệ Đào