Tổng hợp cách kỹ năng giao tiếp qua điện thoại bạn nên biết

• 1. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người gọi
• Xác đinh thời gian gọi đến
• Giới thiệu, chào hỏi xưng xanh tính và mục đích gọi đến
• Chuẩn bị trước nội dung cuộc gọi
• Giọng nói nhẹ nhàng, truyền cảm
• Không sử dụng từ ngữ chuyên ngành
• Kết thúc cuộc gọi
• 2. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người nghe
• Đừng để người gọi chờ quá lâu
• Đừng để đối phương độc thoại
• Thể hiện thái độ tích cực
• Chuẩn bị sẵn giấy bút trước mặt
• Tránh ăn uống khi nói chuyện.
• Nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện
• Vì sao phải rèn kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
• Đây là hình thức giao tiếp phổ biến nhất
• Hình thức giao tiếp đóng vai trò quan trọng
• Có thể bán hàng, kinh doanh qua điện thoại
• Tăng hiệu quả thành công trong công việc

Giao tiếp qua điện thoại là hình thức phổ biến nhất hiện nay, cách giao tiếp này rất hữu ích dù bạn có ở nơi đâu cũng có thể liên hệ trao đổi thông tin trực tiếp với nhau mà không cần gặp mặt. Sử dụng hình thức giao tiếp qua điện thoại cần đến rất nhiều kỹ năng. Vậy bạn đã biết có bao nhiêu kỹ năng giao tiếp qua điện thoại. Tất cả những kỹ năng đó đều có trong khóa học kỹ năng giao tiếp cho người đi làm? Sẽ giúp bạn rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại đạt kết quả cao? Cùng unica.vn tìm hiểu dưới đây nhé!

1. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người gọi

Xác đinh thời gian gọi đến

Cân nhắc thời gian gọi đến cũng là một trong những điều quan trọng trong giao tiếp qua điện thoại. Bạn hãy tránh các thời gian gọi đến như giờ làm việc sáng sớm, giờ nghỉ buổi trưa hay buổi tối. Những thời gian đó họ thường rất bận không sẵn sàng trao đổi, nói chuyện với bạn, thậm chí có thể họ sẽ cảm thấy khó chịu và nổi cáu vì bị làm phiền. Vì vậy việc lự a chọn thời gian thích hợp để gọi điện sẽ mang lại cho bạn kết quả như mong muốn

Giới thiệu, chào hỏi xưng xanh tính và mục đích gọi đến

Trong bất kỳ trường hợp cuộc gọi nào bạn cũng nên chào hỏi, giới thiệu bản thân và mục đích của cuộc gọi này để người nghe sễ dàng hiểu được và phản hồi cuộc trò chuyện với bạn. Đây là việc bạn cần phải làm trước khi bắt đầu cho cuộc trò chuyện được trôi chảy.

Chuẩn bị trước nội dung cuộc gọi

Việc chuẩn bị trước nội dung cuộc gọi sẽ tiết kiêm thời gian của bạn và khách hàng. Bạn không thể gọi điện cho khách hàng nói chuyện cách ngập ngừng, ậm ờ gây khó hiểu cũng như người nghe không cảm thấy thoải mái. Tốt nhất bạn nên chuẩn bị tất cả những điều muốn nói trong đầu hoặc vạch ra giấy để lúc gọi điện trao đổi nhanh chóng hơn.

Giọng nói nhẹ nhàng, truyền cảm

Cách giao tiếp qua điện thoại vốn không thể được rõ ràng như trao đổi trực tiếp, bạn cần chuẩn bị cho mình kỹ năng giao tiếp qua điện thoại bằng giọ nói nhẹ nhàng truyền cảm rõ ràng để người nghe có thể nghe và hiểu được nội dung bạn vừa nói. Ngoài ra giọng nói nhẹ nhàng truyền cảm khi giao tiếp cũng gây được nhiều ấn tượng cho người nghe.

Không sử dụng từ ngữ chuyên ngành

Đối với việc giao tiếp sử dụng từ ngữ chuyên ngành với người khách hàng vì họ không biết để hiểu về nó, điều này sẽ rất dễ gây thất bại trong cuộc trò chuyện của bạn. Bạn nên chọn lựa ngôn ngữ dễ hiểu để biểu đạt cho người nghe.

Kết thúc cuộc gọi

– Khi hết thông tin nên kết thúc cuộc gọi

– Đừng quên cảm ơn và chào tạm biệt người nghe

– Gác máy nhẹ nhàng nếu sử dụng máy bàn

2. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người nghe

Đừng để người gọi chờ quá lâu

– Bạn nên bắt máy nhanh nhất có thể, đối với việc chờ điện thoại chuông quá 3 tiếng gây cảm giác khó chịu cho người gọi. Trong trường hợp cuộc gọi đến lúc bạn không tiện bắt máy hoặc bận bạn có thể gọi lại cho họ và nêu ra lý do không nghe máy được ngay cũng như hẹn thời gian cụ thể có thể gọi lại.

Điều này thể hiện bạn là người lịch sự trọng giao tiếp.

Đừng để đối phương độc thoại

– Trong quá trình giao tiếp bạn không nên để đối phương độc thoại trong cuộc trò chuyện đó, bạn cần đáp lại bằng những câu như ” Tôi hiểu rồi ” ,”vâng”…đó là những tín hiệu đối phương cho thấy bạn đang lắng nghe những thông tin từ họ

Thể hiện thái độ tích cực

– Mặc dù những biểu cảm không thể hiện rõ như giao tiếp trực tiếp nhưng bạn đừng nghĩ là đối phương giao tiếp qua điện thoại không biết được biểu cảm của bạn đang tức giận hay cởi mở nhé, bởi tất cả thể hiện qua giọng nói của bạn. Vì vậy, khi nhận điện thoại bạn hãy nghe với thái độ niềm nở, tích cực, luôn nở nụ cười vì họ sẽ cảm nhận được thái độ của bạn đó

Chuẩn bị sẵn giấy bút trước mặt

– Thông thường cá cuộc trò chuyện như tư vấn khách hàng hay trao đổi thông tin quan trọng gì bạn nên chuẩn bị sẵn giấy bút trước mặt để tiện ghi lại những thông tin từ phía đối phương. Cách này giúp bạn chủ động hơn trong việc đưa ra câu hỏi cũng như câu trả lời đối với khách hàng

Tránh ăn uống khi nói chuyện.

– Khi giao tiếp bạn không nên ăn uống việc này làm thay đổi giọng nói của bạn trong quá trình giao tiếp gấy khó chịu cho người nghe. Điều đó sẽ khiến đối phương có ấn tượng xấu vì họ nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ và không xem trọng cuộc trò chuyện đó.

Nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện

– Trường hợp hợp bạn là người nghe nên bạn cần nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện để chắc rằng bạn đã nắm được nội dung của cuộc trò chuyện đó, đó cũng là cách bạn lấy được lòng tin của người gọi đến bởi việc nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện thể hiện bạn rất quan tâm tới vấn đề của họ, điều đó khiến cho khách hàng cảm thấy mình được tôn trọng nhiều hơn.

Vì sao phải rèn kỹ năng giao tiếp qua điện thoại

Có nhiều nguyên nhân khiến bạn phải rèn luyện và nâng cao thêm kỹ năng giao tiếp qua điện thoại. Cụ thể, bao gồm một số lý do điển hình như sau:

Đây là hình thức giao tiếp phổ biến nhất

Không thể phủ nhận được mức độ phủ sóng của mạng điện thoại hiện nay, hầu hết ai cũng sở hữu cho mình một chiếc điện thoại để gọi điện, nhắn tin và thực hiện các nhu cầu khác. Vì vậy, câu trả lời đầu tiên cho thắc mắc vì sao phải rèn kỹ năng giao tiếp qua điện thoại là bởi đây là hình thức giao tiếp phổ biến nhất hiện nay.

Đã là hình thức giao tiếp phổ biến nhất thì đòi hỏi bạn phải phải có những kỹ năng, cách thức thực hiện nhất định. Bởi nếu không, bạn có thể rơi vào tình trạng “dở khóc dở cười” bởi người bên kia đầu dây đánh giá bạn là người thiếu lịch sự và các kỹ năng cơ bản.

Hình thức giao tiếp đóng vai trò quan trọng

Cuộc sống ngày càng bận rộn, rất khó để có thể gặp gỡ trực tiếp và hình thức giao tiếp qua điện thoại ra đời như một giải pháp cực kỳ hoàn hảo. Cũng chính vì vậy mà hình thức giao tiếp này đóng vai trò hết sức quan trọng. Hằng ngày, bạn có thể nhận nhiều cuộc gọi từ những đối tượng khác nhau, và mỗi đối tượng lại yêu cầu một kỹ năng giao tiếp nhất định.

Có thể bán hàng, kinh doanh qua điện thoại

Vì sao phải rèn kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, bởi giờ đây, bạn có thể bán hàng trực tiếp thông qua hình thức giao tiếp này. Điều này lý giải cho việc nhiều doanh nghiệp, công ty đã áp dụng hình thức kinh doanh telesale (chăm sóc khách hàng qua điện thoại). Và kết quả cho thấy, mức độ hiệu quả trong bán hàng qua điện thoại cực kỳ cao, bạn có thể chốt đơn một cách dễ dàng chỉ với vài phút trao đổi qua một cuộc thoại.

Bán hàng qua điện thoại là hình thức kinh doanh vô cùng phát triển

Bên cạnh đó, khi gọi điện cho khách hàng qua điện thoại, bạn sẽ giúp bản thân và cả khách hàng đều trở nên chủ động hơn. Đồng thời, nó giúp tiết kiệm thời gian, công sức trong trường hợp khách hàng không có điều kiện gặp trực tiếp.

Tăng hiệu quả thành công trong công việc

Nếu nắm vững các kỹ năng giao tiếp hiệu quả qua điện thoại, bạn có thể dễ dàng chinh phục khách hàng, từ đó kết quả đạt được sẽ cao hơn rất nhiều. Ngược lại, bạn thiếu kỹ năng giao tiếp qua điện thoại thì đồng nghĩa với việc bạn chấp nhận thất bại.

Sau khi đã nắm được những lý do vì sao phải rèn kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, điều bạn cần quan tâm là xây dựng một cách giao tiếp sao cho hiệu quả.

Qua bài viết trên đây, chắc chắn bạn đã có lời lý giải cho thắc mắc vì sao phải rèn kỹ năng giao tiếp qua điện thoại. Hy vọng với những thông tin hữu ích mà Unica chia sẻ sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp một cách hiệu quả.

Đăng bởi: Ngô Xuân Hung