6 Kỹ năng tổ chức, phân công công việc hiệu quả

• Kỹ năng tổ chức là gì?
• Vai trò của kỹ năng tổ chức, phân công công việc
• Kỹ năng tổ chức, phân công công việc
• 1. Quản lý thời gian
• 2. Tổ chức vật chất
• 3. Đặt mục tiêu
• 4. Tư duy phân tích
• 5. Lập kế hoạch chiến lược
• 6. Đưa ra quyết định

Kỹ năng tổ chức, phân công công việc có vai trò vô cùng quan trọng giúp bạn có thể lập kế hoạch, điều phối nguồn lực một cách hiệu quả nhất. Đây là một yếu tố mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần có ở những nhân viên của mình.

Kỹ năng tổ chức là gì?

Kỹ năng tổ chức là những kỹ năng cho phép bạn sử dụng các nguồn lực của mình một cách hợp lý và hiệu quả. Có tổ chức nghĩa là bạn quản lý tốt thời gian, nguồn lực và không gian làm việc của mình và có thể hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao. Các kỹ năng tổ chức có thể ở các dạng khác nhau tùy thuộc vào nơi làm việc và chức danh công việc cụ thể của bạn, nhưng chúng thường liên quan đến việc duy trì không gian làm việc có trật tự, thời hạn họp và giao tiếp tốt với nhóm của bạn.

Kỹ năng tổ chức là một số trong những kỹ năng quan trọng nhất mà bạn có thể có với tư cách là một nhân viên. Có tổ chức sẽ cho phép bạn hoàn thành thời hạn, giảm thiểu căng thẳng và thực hiện nhiệm vụ của mình hiệu quả hơn.

Kỹ năng tổ chức là gì

Vai trò của kỹ năng tổ chức, phân công công việc

– Nâng cao chất lượng công việc: Khi người trưởng nhóm biết cách phân chia công việc một cách khoa học, phù hợp với khả năng và trình độ của các thành viên trong nhóm thì mọi việc sẽ diễn ra đúng thời gian, tiến độ và theo đúng với kế hoạch đã đặt ra ban đầu.

– Giúp các thành viên trong nhóm thấu hiểu nhau: Việc phân chia công việc rõ ràng sẽ giúp các thành viên trong nhóm hiểu về điểm mạnh, điểm yếu của mình cũng như các thành viên khác. Từ đó có thể hiểu được vai trò, trách nhiệm, hỗ trợ và tương tác lẫn nhau trong suốt quá trình làm việc.

– Tạo mối quan hệ và hỗ trợ nhân viên: Khi người lãnh đạo biết tổ chức và phân chia công việc một cách phù hợp, công bằng thì sẽ tạo ra sự tin tưởng của các thành viên trong nhóm. Vì thế mà việc chia sẻ những ý kiến, quan điểm trong công việc cũng dễ dàng hơn.

– Phát triển kỹ năng lãnh đạo: Để trở thành một nhà lãnh đạo giỏi, ngoài kỹ năng giao tiếp, nắm bắt vấn đề thì kỹ năng tổ chức công việc là yếu tố quan trọng giúp bạn có thể phân chia công việc một cách khoa học, từ đó tạo động lực cho các thành viên trong nhóm để mọi người có thể gắn kết và làm việc hiệu quả hơn.

Kỹ năng tổ chức giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc

Kỹ năng tổ chức, phân công công việc

1. Quản lý thời gian

Quyết định cách sử dụng thời gian hiệu quả là điều cơ bản đối với các kỹ năng tổ chức. Quản lý thời gian là tất cả về việc tạo và giữ thời hạn thực tế, lên lịch phù hợp và kỷ luật. Biết những nhiệm vụ nào cần sự chú ý ngay lập tức và những nhiệm vụ nào có thể trì hoãn được là điều rất quan trọng để quản lý thời gian thích hợp. Với kỹ năng quản lý thời gian vững vàng, bạn sẽ không bao giờ cảm thấy quá tải bởi khối lượng công việc của mình, bởi vì bạn biết chính xác nhiệm vụ nào cần ưu tiên.

2. Tổ chức vật chất

Đây có lẽ là một trong những kỹ năng tổ chức, phân công công việc mà ít được nhiều người lưu tâm đến. giữ cho không gian làm việc của bạn không bị lộn xộn, lập hồ sơ và lưu trữ chúng một cách ngăn nắp và quản lý hiệu quả các nguồn lực vật chất của bạn là tất cả những yếu tố cần và đủ trong kỹ năng này. Bởi biết nơi để tìm các tài liệu quan trọng hoặc các nguồn lực vật chất khác là điều cần thiết để làm việc hiệu quả.

Phân chia công việc, nhiệm vụ cho từng thành viên

3. Đặt mục tiêu

Tổ chức tại nơi làm việc cũng liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu có thể đạt được. Nhân viên có tổ chức có thể đặt ra các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp để truyền cảm hứng cho họ làm việc chăm chỉ và thực hiện tốt. Trở thành một chuyên gia có tổ chức nên liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu hàng ngày và hàng tuần để cấu trúc nỗ lực của bạn và giữ cho bạn tập trung vào các mục tiêu của nhà tuyển dụng. Việc đạt được mục tiêu thường xuyên là dấu hiệu của một nhân viên có tổ chức và sử dụng tốt các nguồn lực của họ.

4. Tư duy phân tích

Tư duy phân tích liên quan đến khả năng đọc và giải thích thông tin để đưa ra kết luận hợp lý. Có tổ chức trong công việc thường liên quan đến việc tổ chức quá trình suy nghĩ của bạn. Có thể suy nghĩ về một vấn đề một cách logic và xác định nguồn gốc của vấn đề sẽ giúp bạn vượt qua những thất bại nhanh chóng và tránh bị chậm trễ.

5. Lập kế hoạch chiến lược

Có tổ chức liên quan đến việc tận dụng tối đa thời gian và năng lượng của bạn. Một phần quan trọng của việc này là lập kế hoạch sử dụng các nguồn lực của bạn như thế nào. Điều này thường liên quan đến việc giữ một lịch trình chi tiết, sử dụng bộ đếm thời gian tập trung và lên lịch các cuộc họp trước ngày hoặc tuần. Suy nghĩ trước và lập kế hoạch phù hợp có thể giúp nhân viên có tổ chức luôn cập nhật khối lượng công việc của họ và tránh bỏ lỡ thời hạn.

Lên kế hoạch chiến lược

6. Đưa ra quyết định

Nhân viên có tổ chức là những người ra quyết định có kỹ năng. Đưa ra các quyết định được cân nhắc kỹ lưỡng bao gồm việc thu thập tất cả các thông tin cần thiết, xem xét hậu quả và suy nghĩ trước để dự đoán kết quả. Nếu bạn có kỹ năng tổ chức, bạn sẽ có kỹ năng giao tiếp, tư duy logic và thái độ định hướng mục tiêu cần thiết để đưa ra các quyết định hiệu quả.

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu về kỹ năng tổ chức, phân công công việc.

Đăng bởi: Thương Hoàng