Họp nhóm là một trong những hình thức không thể thiếu trong mô hình hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp. Với cương vị là một người quản lý, bạn luôn muốn mỗi buổi họp nhóm đều thành công để có thể tìm ra được những chiến lược mới nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Thấu hiểu được tầm quan trọng đó, Unica chia sẻ tới bạn đọc 6 quy tắc tổ chức họp nhóm hiệu quả thông qua nội dung từ các khoá học quản trị nhân sự dưới đây nhé.

1. Đến đúng giờ

Một trong những yếu tố làm nên thành công khi tổ chức họp nhóm là vấn đề giờ giấc. Bởi lẽ những người đến muộn 5-10 phút so với giờ giấc quy định sẽ phải kéo dài cuộc họp thêm 10 phút. Việc chờ những người đến muộn theo thói quen là không công bằng đối với những người đến đúng giờ. Hơn nữa, sự chờ đợi sẽ khiến cho cuộc họp bị trễ lại và ảnh hưởng rất nhiều đến tiến trình công việc.

Vậy cần đưa ra giải pháp như thế nào? Đó chính là không dành sự chờ đợi cho những người đến muộn mà thay vào đó là bắt đầu cuộc họp theo đúng thời gian đã dự kiến.

tổ chức họp nhóm, kiến thức, kỹ năng, kỹ năng mềm, 8 quy tắc tổ chức họp nhóm thành công và hiệu quả

Tuân thủ thời gian về giờ giấc

2. Chia sẻ tài liệu tài liệu trước cuộc họp

Quy tắc này thường áp dụng cho bất kỳ ai đang tổ chức cuộc họp, nhưng nó cũng liên quan đến bất kỳ ai có thông tin cần thiết để chia sẻ. Cung cấp tất cả các tài liệu chính trước cuộc họp cho phép người tham dự tự làm quen với các chi tiết để mọi người đều làm việc từ một điểm xuất phát chung.

Điều đó cũng có nghĩa là thời gian trong cuộc họp của bạn có thể được dành nhiều hơn để xây dựng, chẳng hạn như cùng nhau nêu bật các vấn đề, thảo luận các giải pháp và đưa ra quyết định cuối cùng khi đó thì kỹ năng thuyết trình của bạn phải thật tốt để cho mọi người có thể hiểu và nắm bắt được thông tin mà bạn muốn truyền đạt tới người nghe. Bạn cũng có thể tham khảo một số khoá học thuyết trình của Unica để nâng cao kỹ năng của mình.

3. Tương tác bằng việc đặt câu hỏi

Hầu như chúng ta đều trải qua những cuộc họp giống như một cuộc độc thoại hơn là những cuộc thảo luận. Đây là một trong những cách làm sai lầm khi tổ chức họp nhóm. Hãy cố gắng tương tác với mọi người bằng cách đặt ra câu hỏi và khơi gợi quan điểm để khuyến khích mọi người tham dự tự do hơn trong việc đưa ra ý kiến của mình. Bằng cách lắng nghe các quan điểm khác nhau, bạn có thể đánh giá được khả năng và trình độ của các thành viên trong nhóm cũng như tìm ra cho mình được những phương án hoặc ý tưởng mới xuất sắc hơn.

Thường xuyên tương tác trong quá trình họp

4. Mời đúng đối tượng

Đã bao giờ bạn được tham dự một cuộc họp mà không biết mình đang có mặt ở đây với nhiệm vụ gì và tại sao lại phải có sự xuất hiện của mình chưa? Đây thật là một điều đáng tiếc bởi bạn đang dành nhiều thời gian lãng phí cho những nhiệm vụ và công việc không thật sự liên quan đến chuyên môn của mình.

Chính vì vậy, để tổ chức họp nhóm thành công, với cương vị là người chủ trì, bạn chỉ nên mời những thành viên thật sự liên quan để không làm lãng phí nhiều thời gian và nguồn lực cho bản thân cũng như doanh nghiệp. Chỉ nên duy trì 5-7 thành viên trong mỗi cuộc họp để có thể mang lại hiệu quả tốt nhất. Bởi khi số lượng thành viên quá đông, bạn sẽ vô tình biến họ trở thành khán giả chỉ biết lắng nghe mà không mang lại được quá nhiều ý kiến đóng góp cho cuộc họp của mình.

5. Đừng mất tập trung

Vì lý do nào đó, tại mỗi cuộc họp nhóm, dường như có một số người có xu hướng đi kể những câu chuyện không liên quan đến chủ đề được thảo luận theo bất kỳ cách nào. Một cuộc nói chuyện lạc đề tại một cuộc họp thật sự có thể kéo dài cả phiên họp làm ảnh hưởng đến thời gian cũng như mục tiêu của cuộc họp.

Nhiệm vụ khó nhất để hoàn thành việc dẫn dắt một nhóm người là khiến họ tập trung. Cho dù đó là người tổ chức hay bất kỳ người tham gia nào, thì trách nhiệm điều hướng cuộc họp quay trở lại các chủ đề được giao và tập trung vào vấn đề chính là điều vô cùng cần thiết.

Tập trung để họp nhóm hiệu quả

6. Bám sát chủ đề và mục tiêu

Như đã trình bày ở mục 2, trước khi tiến hành tổ chức họp nhóm, ngoài thông báo mời họp, bạn nên gửi trước nội dung và đề tài sẽ được đề cập đến trong cuộc họp. Thực hiện điều này không chỉ tiết kiệm được thời gian quý báu cho công tác chuẩn bị mà nó còn giúp cho những thành viên tham gia phải có ý thức về mục tiêu và bám sát nội dung, chủ đề sẽ thảo luận.

Trong khi diễn ra cuộc họp, đôi khi sự sôi nổi quá mức sẽ khiến mục tiêu bị chệch hướng bởi có vô vàn những ý kiến, phản biện và đề xuất đi qua xa so với các vấn đề trọng tâm được đặt ra ban đầu. Trong trường hợp này, người dẫn dắt cuộc họp đóng vai trò vô cùng quan trọng. Hãy khéo léo cắt bớt những luồng quan điểm lạc đề, không đúng mục tiêu và định hướng các thành viên của mình quay trở về đúng với nội dung ban đầu. Giữ một thái độ tích cực, tôn trọng ý kiến và đưa ra giải pháp phù hợp sẽ là sự dẫn dắt vô cùng khôn ngoan đối với người trưởng nhóm trong trường hợp này.

7. Tổng kết sau khi kết thúc cuộc họp

Việc tổng kết những nội dung chính là yếu tố vô cùng cần thiết sau mỗi cuộc họp nhóm. Đánh giá lại những điều đã làm được sau cuộc họp và phương hướng triển khai trong tương lai sẽ giúp bạn có một cuộc họp thành công mà không bị trở nên vô nghĩa.

Ngoài ra, việc kết thúc cuộc họp đúng giờ như dự kiến sẽ khiến các thành viên cảm thấy thoải mái, dễ chịu thay vì phải chịu áp lực quá nhiều về vấn đề thời gian.

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu 6 quy tắc xây tổ chức họp nhóm thành công.

Unica gợi ý cho bạn: Khóa học “Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch”