JD là gì? Các bước để xây dựng một JD đầy đủ

• JD là gì?
• Các bước xây dựng JD – bản mô tả công việc
• Bước 1: Lập kế hoạch
• Bước 2: Thu thập thông tin
• Bước 3: Phác thảo bản mô tả công việc
• Bước 4: Phê chuẩn bản mô tả công việc
• Ý nghĩa của JD – bản mô tả công việc
• Đối với doanh nghiệp
• Đối với nhân viên

Trong thời gian mới bắt đầu đi xin việc làm, hẳn không ít người bắt gặp cụm từ JD (Job Description). Vậy JD là gì? Xây dựng một JD đầy đủ bao gồm những bước nào? Hãy cùng Unica tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

JD là gì?

JD là từ viết tắt của Job Description có nghĩa là bản mô tả công việc. Nhà tuyển dụng sẽ xây dựng JD cho ứng viên dựa theo các vị trí công việc mà công ty đang tuyển dụng theo chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn, quyền hạn,… Thông thường, JD được các nhà tuyển dụng viết bằng ngôn ngữ đơn giản, ngắn gọn, rõ ràng giúp ứng viên hiểu được ngay vị trí công việc mà công ty đang tuyển dụng để so sánh với năng lực bản thân xem có phù hợp hay không.

Các bước xây dựng JD – bản mô tả công việc

Để xây dựng JD – bản mô tả công việc đầy đủ, bạn cần phải chuẩn bị các bước sau:

Bước 1: Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là một yếu tố quan trọng đầu tiên để xây dựng JD hoàn chỉnh. Để xây dựng được bước này bạn phải xác định được:
– Việc xây dựng công việc đó nhằm đạt được mục đích gì? 
– Trách nhiệm của người thực hiện công việc đó là gì?
– Kết quả công việc được kiểm tra và đánh giá như thế nào?

Bước 2: Thu thập thông tin

Điều quan trọng là thu thập thông tin đầy đủ để đặt công việc vào một hoàn cảnh có liên quan đến các công việc khác trong cơ cấu tổ chức và thông báo về các mối quan hệ có liên quan. Vị trí công việc được miêu tả rõ nhất bằng sơ đồ.

Bước 3: Phác thảo bản mô tả công việc

Điều này nghĩa là chuyển những thông tin đã thu thập thành bản mô tả công việc nhằm mục đích giúp người làm công việc đó và người quản lý có thể hình dung cùng một bức tranh giống nhau và bao quát được phạm vi công việc. Việc xây dựng bản mô tả công việc có thể sẽ do người quản lý hoặc người làm công việc đó soạn. Tuy nhiên, nhiều khi người quản lý viết bản thảo sau khi đã thảo luận với người đảm nhận công việc. Bạn có thể tìm hiểu rõ hơn về cách xây dựng mô tả công việc cũng như bí quyết giúp bạn tuyển dụng nhân tài phù hợp nhất với khóa học Bí quyết quản trị nhân sự.

Bước 4: Phê chuẩn bản mô tả công việc

Đây là việc thỏa thuận giữa người đảm nhận công việc và người quản lý để nhất trí các nội dung trong bản mô tả công việc. Hai bên cùng trao đổi, cùng thống nhất giải quyết những vấn đề phát sinh như thế nào trong quá trình làm việc. Vì vậy, khi tiến hành công việc này, người quản lý cần hướng dẫn cấp dưới để cùng thống nhất về bản mô tả công việc đảm bảo công việc luôn thuận lợi mà không có kẽ hở hoặc chồng chéo lên nhau.

JD – bản mô tả công việc rất quan trọng trong việc tuyển dụng nhân sự

Ý nghĩa của JD – bản mô tả công việc

Có thể nói, bản mô tả công việc – JD chính là việc nêu rõ công việc, trách nhiệm của một cá nhân nào đó trong công ty nhằm đáp ứng được mục tiêu nào đó trong công tác tuyển dụng nhân sự.
Tuy nhiên, khi nhìn ở góc độ quản trị doanh nghiệp JD được xem là tổng thể các nhiệm vụ, chức năng, mục tiêu của tổ chức. Có ý nghĩa rất quan trọng trong việc quản trị tổ chức.

Đối với doanh nghiệp

Việc xây dựng JD – bản mô tả công việc sẽ không chỉ khẳng định tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hình dung rõ nét về nhân viên phù hợp với công việc đó; mà căn cứ vào đó doanh nghiệp có thể để đánh giá các ứng viên tham gia ứng tuyển; là cơ sở để giải quyết tranh chấp giữa các nhân viên; đánh giá kết quả công việc của nhân viên bằng các con số định lượng và hỗ trợ xây dựng hệ thống lương, thưởng cho phù hợp với công việc của nhân viên.

Đối với nhân viên

Khi có bản mô tả công việc cụ thể, rõ ràng, nhân viên sẽ nắm được nhiệm vụ,vị trí của mình đối với công việc sẽ được phân công. Biết được yêu cầu của doanh nghiệp về kết quả công việc; mức đãi ngộ được hưởng tương ứng với kết quả công việc từ đó có mục tiêu rõ ràng để phấn đấu, cố gắng đạt được. Đồng thời khi nhân viên có bản mô tả công việc, sẽ tạo cho họ có cảm giác được đảm bảo hơn khi công việc được văn bản hóa trên giấy tờ.

Với những thông tin mà bài viết vừa chia sẻ trên đây, chắc hẳn bạn đã hiểu được JD là gì, cũng như các bước xây dựng bản mô tả công việc và lợi ích thiết thực của nó đối với mỗi công ty.

Chúc các bạn thành công!

Đăng bởi: Hiệp Vũ