KPI là gì? Cách xây dựng KPI cho nhân viên đạt hiệu quả cao

• 1. KPI là gì?
• 2. Phân loại KPI
• – KPI gắn với mục tiêu mang tầm chiến lược
• – KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật
• 3. Vai trò của KPI trong doanh nghiệp
• Đánh giá chính xác năng lực nhân viên
• Hoạch định lại chiến lược kinh doanh
• Tạo ra môi trường học hỏi
• 4. Cách xây dựng KPI cho nhân viên đạt hiệu quả
• 1. Xác định người phụ trách xây dựng KPI
• 2. KPI phải gắn liền với vị trí cùng các trách nhiệm của từng bộ phận
• 3. Xác định các chỉ số đánh giá KPIs
• 4. Đánh giá mức độ hoàn thành KPI
• 5. Mối liên hệ giữa hệ thống đánh giá KPI cho nhân viên và lương thưởng
• 5. Một số sai lầm khi xây dựng KPI cho nhân viên
• KPIs không liên kết với những mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp
• Chỉ tập trung tới các chỉ số KPI kết quả
• 6. Tại sao doanh nghiệp của bạn không đạt được KPI?

KPI được hiểu là cách đánh giá, đo lường hiệu suất làm việc của một nhân viên trong khoảng thời gian xác đinh. Ngày nay rất nhiều doanh nghiệp đã sử dụng KPI vào trong các chiến lược kinh doanh mang lại hiệu quả cao. Trong bài viết này, Unica sẽ bật mí cho bạn cách xây dựng KPI hiệu quả cho nhân viên mà bạn không nên bỏ qua. Cùng theo dõi nhé!

1. KPI là gì?

KPI theo tiếng anh là viết tắt của Key Performance Indicator là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.

– Mỗi đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công của họ đối với một mục tiêu đề ra từ trước.

– Nếu KPI ở level cao sẽ tập trung vào các chỉ số, mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Ngược lại, KPI ở level thấp được sử dụng cho các hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban, nhằm đánh giá hiệu suất những công việc, tiến trình đơn lẻ.

2. Phân loại KPI

Do tính chất công việc khác nhau các bộ chỉ số KPI cũng có sự khác biệt về cách đánh giá chất lượng hiệu quả công việc, đơn cử chỉ cần nhìn tính chất công việc của bộ phận marketing và bộ phận Sales cũng đã có sự khác biệt rõ ràng. Hơn nữa KPI còn có thể phân ra riêng cho từng cá nhân khác nhau. Thế nhưng đánh giá tổng quan, chỉ số đánh giá công việc KPI vẫn có thể được chia ra thành hai loại chỉ số phổ biến, đó là KPI gắn với mục tiêu chiến lược và KPI gắn với mục tiêu chiến thuật.

– KPI gắn với mục tiêu mang tầm chiến lược

Các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp công ty sẽ thực hiện đưa ra các chỉ số KPI lớn, thông thường là KPI cho cả một bộ phận. Ví dụ yêu cầu bộ phận kinh doanh tháng này phải đạt KPI là 2 tỷ/tháng, đến cuối năm phải đạt 100 tỷ/năm. Từ KPI lớn này, các nhà quản lý lãnh đạo sẽ “xé nhỏ” KPI này ra cho các bộ phận nhỏ hơn, các cá nhân nhỏ hơn như mỗi một nhân viên kinh doanh  để cả bộ phận đạt được 2 tỷ thì họ cần phải đạt được 200 triệu/1 người/10 người.

– KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật

Có thể hiểu chiến thuật ở đây là làm thế nào để đạt được KPI, tức những phương pháp, những cách thức để đạt được KPI đó. Có một điều cần phải chú ý đó là KPI chiến thuật đạt thì chưa chắc KPI chiến lược sẽ đạt, thông thường KPI chiến thuật sẽ có tính lâu dài hơn.

Ví dụ KPI nhà quản lý đưa ra là phải đạt 50.000 lượt traffic tại website chính. Thế nhưng đạt lượt traffic thôi thì chưa hẳn doanh nghiệp sẽ đạt được chỉ số KPI doanh thu ban đầu đưa ra. Thay vào đó chúng sẽ giống như việc đánh giá đo lường hiệu quả của chiến thuật hơn, nghĩa là lượt traffic tăng thì doanh nghiệp sẽ có khả năng tiếp cận đến nhiều khách hàng hơn từ đó tăng tỉ lệ chốt sale và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

3. Vai trò của KPI trong doanh nghiệp

Thông qua việc đánh giá hiệu quả công việc, có thể thấy chỉ số KPI đóng vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển của mỗi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Cụ thể:

Đánh giá chính xác năng lực nhân viên

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều dùng KPI là doanh số để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Vì vậy, khi xây dựng KPI người quản lý phải đưa ra các chỉ số rõ ràng, cụ thể, phải căn cứ vào tình kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như vị trí công việc của từng cá nhân, phòng ban để đưa ra KPI phù hợp nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất. Đây cũng là phương pháp giúp cho người quản lý dễ dàng đánh giá chính xác các điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên.

Hoạch định lại chiến lược kinh doanh

Cũng như việc đánh giá nhân viên, hiệu quả của các chiến lược kinh doanh trong doanh nghiệp cũng không chỉ dừng lại ở chỉ số doanh thu. Họ sẽ xem xét kênh nào đang có tỷ lệ khách hàng sử dụng sản phẩm nhiều nhất? Kênh nào nên đầu tư và kênh nào nên cắt bỏ? Và những câu hỏi này chỉ có thể được giải đáp khi doanh nghiệp đo được chỉ số KPI chi tiết cho chiến lược. Còn nếu không, các chiến lược đưa ra sẽ không mang lại hiệu quả cao khi quy trình thực hiện cứ na ná, tương tự nhau.

Tạo ra môi trường học hỏi

Bằng cách đo lường KPI, nhà quản lý có thể tạo ra một môi trường học tập ngay chính trong công ty của bạn. Theo kinh nghiệm của các nhà quản lý, khi đưa ra các chỉ số KPI cho các cá nhân, tổ chức sẽ tạo ra nhiều cuộc hội thoại quan trọng ở nơi làm việc.

Ví dụ, khi bạn phát hiện ra một điểm không thuận lợi trên KPI, bạn sẽ có thể trao đổi trực tiếp với cá nhân, tổ chức hoặc người quản lý trực tiếp bạn về KPI đó. Đây là cơ hội tuyệt vời để nhà quản lý có thể hướng dẫn nhân viên phương cách làm việc để đạt được mục tiêu đề ra.

4. Cách xây dựng KPI cho nhân viên đạt hiệu quả

1. Xác định người phụ trách xây dựng KPI

Để xây dựng KPI cho từng vị trí, bộ phận, nhất thiết doanh nghiệp phải xác định được người phụ trách về chuyên môn đảm nhiệm công việc đó. Có 2 cách để doanh nghiệp xác định người phụ trách xây dựng KPI:

Cách 1: Giám đốc, trưởng bộ phận hoặc quản lý

Thông thường, mỗi một doanh nghiệp, người thực thi công việc xây dựng KPI thường là giám đốc, trưởng bộ phận hoặc người quản lý trực tiếp. Bởi đó là những người nắm bắt rõ nhất công việc của từng vị trí, bộ bận. Việc xây dựng KPI theo cách này sẽ mang lại tính khả thi cao hơn trong việc thể hiện được rõ nét công việc, chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận. Tuy nhiên, cách này cũng có nhược điểm đó là thiếu khách quan dẫn đến mục tiêu chung bị ảnh hưởng.

Cách 2: Các nhà chuyên môn

Với cách làm này thì các nhà chuyên môn, bộ phận chuyên trách sẽ xây dựng KPIs cho từng nhân viên để đảm bảo được tính khách quan khoa học và nó cũng khắc phục được tính khách quan từ cách 1.

Tuy nhiên, để các chỉ số KPI đưa ra được thực tế để đảm bảo được thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận thì việc xây dựng KPI cần có sự góp ý, đánh giá của bộ phận chức năng.

2. KPI phải gắn liền với vị trí cùng các trách nhiệm của từng bộ phận

Trong mỗi một doanh nghiệp, các vị trí hay phòng ban đều có những chức năng và nhiệm vụ đặc thù. Để xây dựng hệ thống KPI hiệu quả, người thực thi phải căn cứ vào bản mô tả công việc theo từng bộ phận một cách rõ ràng, cụ thể, có như vậy thì kết quả đạt được mới đúng theo tiêu chí mà doanh nghiệp đã đặt ra.

3. Xác định các chỉ số đánh giá KPIs

Yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng các chỉ số KPIs là việc phải đảm bảo chúng được gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của phòng ban, doanh nghiệp.

KPI của từng bộ phận

Để xây dựng KPI của từng bộ phận, người xây dựng KPI cần phải dựa trên chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban từ đó đưa ra những mục tiêu, kế hoạch cụ thể.

KPI cho từng vị trí chức danh

Để xây dựng được KPI cho từng chức danh người quản lý phải dựa trên bản mô tả và yêu cầu của công việc và phải có phương án đo lường, nghiệm thu công khai.

Sau khi đã thống nhất được KPI với phần mục tiêu của phòng ban, doanh nghiệp, bước tiếp theo, bạn cần ứng dụng những tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc:

Xây dựng KPI là việc làm cần thiết đối với mỗi một doanh nghiệp

S – Specific: Mục tiêu cụ thể

M –  Measurable: Mục tiêu đo lường được

A  – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được

R – Relevant: Mục tiêu thực tế

T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

Trong trường hợp KPI của nhóm không đạt được tiêu chí SMART nó không những gây ảnh hưởng đến việc đánh giá nói riêng mà còn gây hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị nói chung.

Nếu mục tiêu không đạt được tiêu chí cụ thể (Specific) thì người lao động không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn.

Các chỉ số không đo lường được (Measurable) thì kết quả thực hiện công việc sẽ không có ý nghĩa

Các chỉ số KPIs nếu không thể đạt được (Achievable) hay không thực tế (Realistic) thì mục tiêu xây dựng quá xa vời, nhân viên không thể đạt được dù đã cố gắng hết mình. Điều này ảnh hưởng đến tâm lý, gây mệt mỏi, chán nản và thiếu động lực làm việc.

Các chỉ số KPIs không có hạn định cụ thể (Time-bound) khiến người lao động không biết công việc này phải làm trong thời gian bao lâu hay khi nào phải hoàn thành; gây ra tình trạng khó kiểm soát chính việc họ đang làm.

4. Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Thông thường, các doanh nghiệp đều đưa ra mức độ hoàn thành KPI theo thang điểm 100 và được chia theo từng mức độ (có thể là 30 – 50 – 70 – 80). Việc đưa ra càng nhiều nấc mức độ thì việc đánh giá hiệu quả thực thi công việc càng khách quan. Tuy nhiên, bạn cũng không nên chia các thang điểm nhỏ quá bởi như vậy việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc sẽ gặp khó khăn.

5. Mối liên hệ giữa hệ thống đánh giá KPI cho nhân viên và lương thưởng

Căn cứ vào tiến độ hoàn thành công việc theo từng mức độ người quản lý sẽ đưa ra hiệu suất và lương thưởng cụ thể đối với từng vị trí, phòng ban. theo chỉ số đo lường KPI để xác định mối liên kết giữa đánh giá hiệu suất và đãi ngộ cụ thể phù hợp.

5. Một số sai lầm khi xây dựng KPI cho nhân viên

KPIs không liên kết với những mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp

KPI là những chỉ số thực rất quan trọng, chúng được xây dựng và theo dõi trên những mục tiêu mang tính chiến lược của các phòng ban trong doanh nghiệp. Việc xây dựng và đánh giá KPI không ăn khớp với những mục tiêu đã đưa ra có thể khiến doanh nghiệp lãng phí nguồn lực và tài nguyên, đồng thời không đem lại kết quả như kỳ vọng.

Chỉ tập trung tới các chỉ số KPI kết quả

Ví dụ như doanh nghiệp “Tăng tỉ lệ chuyển đổi bán hàng của website lên 20%” là chỉ số đánh giá kết quả cuối cùng, nhưng chúng ra không thất nguyên nhân để có được kết quả này. Vô hình chung, chỉ số này sẽ trở nên mông lung và khó có thể đạt được nếu như không được xây dựng tập các KPI thể hiện nguyên nhân bổ sung thêm (Ví dụ trong trường hợp này có thể là “Tung ra thị trường 3 sản phẩm mới trong năm”).

6. Tại sao doanh nghiệp của bạn không đạt được KPI?

Mặc dù doanh nghiệp đã hiểu rất rõ về KPI nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đạt được mục tiêu đề ra ban đầu. Bạn cùng chúng tôi đi tìm hiểu những lý do ảnh hưởng lớn đến KPI khiến cho doanh nghiệp của bạn không đạt KPI.

– Mục tiêu không rõ ràng và không phù hợp với tình hình công ty cũng như năng lực đội ngũ nhân viên. Không đủ SMART.

– Hệ thống mục tiêu không đủ thiết thực và quá xa so với thực tế của công ty.

– Khi triển khai mục tiêu KPI không có sự đồng thuận của nhân viên.

– Đề xuất KPI và truyền thông chưa đủ rộng.

– Người quản lý không đủ năng lực giám sát cũng như chưa có đánh giá kịp thời.

–  Quy trình xây dựng KPI phức tạp không tập trung vào mục tiêu chung của công ty.

– Năng lực của nhân viên còn nhiều hạn chế, phân bổ các đầu công việc cho nhân viên chưa hợp lý.

– …

Nếu công ty của bạn đang bị một trong lý do trên thì việc này cũng đủ ảnh hưởng đến KPI khiến cho doanh nghiệp của bạn rơi vào tình trạng không đạt được KPI. Như vậy bạn cần hạn chế ít nhất những trường hợp mà chúng tôi liệt kê phía trên để đảm bảm đạt được KPI.

Với những thông tin mà Unica chia sẻ trên đây, chắc hẳn đã giúp bạn hiểu được phần nào cách xây dựng KPI cho nhân viên.

Chúc bạn thành công!

Đăng bởi: Bùi Văn Thái