Truyền thông nội bộ là gì? Cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ

• Truyền thông nội bộ là gì
• Vai trò của truyền thông nội bộ
• Một số hình thức truyền thông nội bộ
• Mạng nội bộ
• Tổ chức sự kiện nội bộ
• Xây dựng các nhóm tập trung
• Ấn phẩm nội bộ
• Cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả nhất

Dù là một tổ chức hay bất cứ công ty, doanh nghiệp nào, việc gắn kết các thành viên trong nội bộ cũng là một cách để nâng cao hiệu suất làm việc và tạo nên sự bền vững trong tương lai. Không ai khác, chính các hoạt động truyền thông trong nội bộ sẽ giúp các quản lý doanh lý doanh nghiệp thực hiện điều đó. Để hiểu kỹ hơn về truyền thông nội bộ là gì, hãy cùng Unica tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé.

Truyền thông nội bộ là gì

Truyền thông nội bộ (Internal Communications) được hiểu là việc các doanh nghiệp đưa ra những hoạt động, chiến lược khác nhau trong phạm vi công ty nhằm mục đích gắn kết, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên ở những phòng ban và toàn thể công ty với nhau. Truyền thông trong phạm vi nội bộ công ty giúp các nhà quản lý, lãnh đạo truyền tải những chương trình, thông điệp ý nghĩa tới tất cả các thành viên, nhờ đó mà họ có thể trao đổi và gắn kết để xây dựng tập thể vững mạnh. Mặt khác, nếu hoạt động truyền thông không tích cực có thể khiến nhân viên cảm thấy bối rối, bị động và không tự ý thức được nhiệm vụ và công việc chính của mình mỗi khi chiến dịch được triển khai.

Giải thích thuật ngữ Internal Communications

Một nghiên cứu do Gallup công bố cho thấy trong số những người lao động Hoa Kỳ được khảo sát, chỉ có 27% cho biết họ tin tưởng mạnh mẽ vào giá trị của người sử dụng lao động. Vì vậy, điều quan trọng đối với Internal Communications là giúp nhân viên hiểu rõ hơn về văn hóa của công ty mà họ làm việc và  tạo động lực thúc đẩy họ gắn bó với thương hiệu của công ty. Những nhân viên tin tưởng mạnh mẽ vào thương hiệu của công ty không chỉ có khả năng làm việc hiệu quả hơn mà còn có nhiều khả năng quảng bá thương hiệu sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp tới những xung quanh.

Vai trò của truyền thông nội bộ

Củng cố tầm nhìn cho nhân viên và các giá trị văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ giữ vai củng cố tầm nhìn cùng các giá trị, văn hóa của doanh nghiệp cho nhân viên, để nhân viên hiểu được và có thể truyền tảu nagy trong nội bộ cũng như bên ngoài.

Thông thường truyền thông nội bộ thường bám sát với những hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và phát triển các kênh thông tin để nhân viên nắm được tình hình mà nơi mình làm việc, đồng thời cũng kết nối thông tin giữa nhân viên và người quản lý.

Thông tin đa chiều, minh bạch và rõ ràng

Thông qua các hoạt động truyền thông nội bộ, những thông tin đều được trao đổi minh bạch rõ ràng đầy đủ, giúp cho các nhân viên nắm rõ được mục tiêu và nhiệm vụ của mình. Ngoài ra, hoạt động này còn giúp thông tin nội bộ trong doanh nghiệp được thống nhất giữa các phòng ban phối hợp nhịp nhàng trong công việc, hạn chế được các mâu thuẫn nội bộ.  Đây cũng là cơ hội để lan tỏa thông tin, gắn kết các bộ phận, thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực, tốt đẹp.

Củng cố tinh thần đoàn kết trong tập thể

Trong bất cứ doanh nghiệp nào thì tính đoàn kết luôn được coi là yếu tố  quan trọng góp phần tạo nên sức mạnh doanh nghiệp. Hoạt động truyền thông nội bộ là sợi dây gắn kết các các nhân phòng ban với nhau để mọi người nhận thức được mục tiêu chung.

Ngoài ra, tinh thần đoàn kết còn tạo ra sự thấu hiểu, chia sẻ lẫn nhau, giúp đỡ mọi người cùng nhau đi lên.

Thu hút và giữ chân nhân viên

Doanh nghiệp nếu thực hiện tốt hoạt động truyền thông nội bộ sẽ khiến cho các thành viên cảm thấy yêu thích môi trường làm việc và họ cảm thấy mình được tôn trọng và được quan tâm. Do đó họ sẽ chủ động trong công việc cũng như biết được vai trò của mình trong công ty từ đó tích cực, gắn bó lâu dài hơn.

Một số hình thức truyền thông nội bộ

Mạng nội bộ

Mạng nội bộ của công ty là mạng riêng tư, được bảo mật, nơi các nhân viên có thể giao tiếp, cộng tác và quản lý các công việc. Ngoài ra, tất cả các thành viên trong công ty đều có quyền truy cập vào mạng nội bộ, đó là công cụ quan hệ công chúng nội bộ vô cùng hữu ích.

Sử dụng mạng nội bộ của công ty để chia sẻ thông tin quan trọng về doanh nghiệp, bao gồm những thay đổi ở cấp hội đồng quản trị, ra mắt sản phẩm, chiến dịch tiếp thị, chính sách mới hoặc bất kỳ cuộc khủng hoảng nào. Nhưng nó không nên là thông tin một chiều. Mạng nội bộ của công ty cũng nên được nhân viên sử dụng để đưa ra phản hồi và đặt câu hỏi, cho dù đó là các truy vấn kỹ thuật, thủ tục hay chung về các chính sách của công ty.

Truyền thông giúp gắn kết các thành viên trong công ty

Tổ chức sự kiện nội bộ

Sự kiện của nhân viên bao gồm tất cả các loại hoạt động khác nhau như: tổ chức các chương trình liên quan đến những dịp đặc biệt 20/10, 2/9, kỷ niệm ngày thành lập công ty… Dù là sự kiện gì đi chăng nữa nhưng đều có chung một mục tiêu là: thu hút và gắn bó các thành viên trong công ty, xây dựng văn hóa công ty và giữ chân nhân tài. Ngoài ra, thực tế đã chứng minh rằng các chương trình sự kiện có nội dung liên quan đến công nhận và khen thưởng những nhân viên xuất sắc có cố gắng nỗ lực trong công việc có thể có tác động lớn nhất đến sự gắn bó lâu dài của nhân viên đối với công ty.

Xây dựng các nhóm tập trung

Một trong những cách mà các doanh nghiệp hay áp dụng khi để triển khai chiến dịch truyền thông nội bộ nhanh chóng hiệu quả là xây dựng các nhóm tập trung.

Các nhóm tập trung, bao gồm từ sáu đến 12 nhân viên là một cách tốt để thông báo cho nhân viên và nhận được phản hồi ngay lập tức. Và bạn nhận được nhiều ý kiến ​​khi các thành viên trong nhóm được chọn từ các phòng ban khác nhau và các vai trò công việc khác nhau. Các nhóm tập trung đặc biệt hữu ích trong việc quản lý thay đổi, chẳng hạn như giới thiệu cách làm việc linh hoạt hoặc sáp nhập với văn phòng hoặc công ty khác.

Radio

Hiện nay một số doanh nghiệp đã áp dụng hình thức Radio để thực hiện các chiến dịch truyền thông nội bộ một cách hiệu quả. Radio không chỉ là một hình thức được sử dụng để các nhân viên gửi gắm tâm sự, suy nghĩ trong văn hóa làm việc của công ty mà nó còn có tác dụng thư giãn, nâng cao tinh thần làm việc bằng cách phát các bài hát theo yêu cầu của các thành viên trong những ngày cuối tuần.

Thường xuyên tổ chức các chương trình, sự kiện nhằm xây dựng tập thể đoàn kết

Ấn phẩm nội bộ

Có thể kể đến một số số ấn phẩm hay được các doanh nghiệp sử dụng để truyền thông nội bộ như: tạp chí, sách báo, cẩm nang. Đây không chỉ là hình thức doanh nghiệp tăng khả năng nhận diện thương hiệu mà nó còn là công cụ truyền tải thông tin nội bộ vô cùng hữu ích.

Cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả nhất

Việc xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ để đạt hiệu quả nhanh chóng thì doanh nghiệp cần thực hiện những bước sau:

Bước 1: Đánh giá thực trạng

Bước đầu tiên cũng là bước quan trọng trong việc xây dựng chiến lược truyền thông chính là đánh giá thực trạng của doanh nghiệp, điều này giúp doanh nghiệp xây dựng được mục tiêu và các chiến lược tiếp theo.

Trường hợp doanh nghiệp lần đầu triển khai hoạt động truyền thông nội bộ thì người phụ trách cần đánh giá và nắm bắt được tình hình chung cũng như thực trạng của doanh nghiệp khi chưa có hoạt động truyền thông.

Bước 2: Xác định đối tượng truyền thông

Ở bước này, bạn cần xác định được thông tin truyền thông mà bạn đưa tới những ai, đối tượng như nào. Thông thường đối tượng truyền thông nội bộ sẽ được tiến hành rộng rãi trong khắp doanh nghiệp, tuy nhiên tại những thời điểm quan trọng như có sự thay đổi về nhân sự thì doanh nghiệp cần quan tâm tới những đối tượng bị ảnh hưởng tới thay đổi này.

Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp truyền thông

Đây được coi là bước quan trọng cốt lõi của chiến lược truyền thông nội bộ. Để đạt được nhiệu quả thì người phụ trách cần tuân theo nguyên tắc SMART.

S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu.

M – Measurable: Đo lường được

A – Attainable: Có thể đạt được

R – Relevant: Thực tế

T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành

Bước 4: Xác định chiến lược truyền thông nội bộ

Người phụ trách cần xác định rõ được chiến lược truyền thông nội bộ là gì, gồm những phương pháp nào, cách tiếp cận để đạt được mục tiêu đề ra. Chiến lược và kế hoạch hành động hoàn toàn khác nhau, việc lên chiến lược truyền thông giúp bạn hạn chế được những sai xót đáng kể.

Bược 5: Lập kế hoạch hành động cụ thể

Khi đã xác định được phương pháp việc bạn cần làm tiếp theo là lập kế hoạch hành động bao gồm những việc làm cụ thể mà doanh nghiệp của bạn cần triển khai.

Bước 6: Đo lường hiệu quả chiến dịch truyền thông nội bộ

Để biết được doanh nghiệp đã đạt được mục tiêu truyền thông nội bộ hay chưa, cần có khâu đo lường và đánh giá hoạt động, từ đó đưa ra những phương án điều chỉnh hợp lý hơn cho các hoạt động tiếp theo.

Thông bài bài viết trên đây, chúng tôi đã cùng bạn tìm hiểu truyền thông nội bộ là gì và các hình thức truyền thông trong nội bộ phổ biến đang được áp dụng thành công tại các doanh nghiệp. Unica hy vọng các doanh nghiệp sẽ hiểu rõ mô hình kinh doanh cũng như văn hóa làm việc của mình để có thể đưa ra được những chiến lược truyền thông sáng tạo, linh hoạt nhằm gằm gắn kết các thành viên một cách hiệu quả.

Bên cạnh đó bạn đọc muốn biết thêm nhiều thông tin về marketing hãy nhanh tay đăng ký vào theo dõi khoá học marketing trên Unica được các giảng viên hướng dẫn bài bản chi tiết, đảm bảo sau khi kết thúc khoá học bạn sẽ nắm vững kiến thức và có thể áp dụng vào trong doanh nghiệp của mình.

Cảm ơn và chúc các bạn thành công!

Đăng bởi: Công Mạnh