Diễn giả, chuyên gia tư vấn quản lý Beth Miller cho biết, bà từng làm việc với hàng trăm nhà quản lý trong 10 năm nhưng chỉ có khoảng trên dưới 10 người làm chủ được phương pháp trao đổi này. Hiệu quả của những cuộc họp 1-1 giữa sếp và nhân viên là rất rõ ràng như tăng cường sự gắn kết và thúc đẩy nhân viên tiến đến thành công. Dù khái niệm họp 1-1 đã phổ biến từ lâu cũng như có nhiều công cụ hỗ trợ thực hiện tuy nhiên đây vẫn là vấn đề “khó nhằn” với nhiều nhà quản lý.

1. Định nghĩa cuộc họp 1-1
2. Lợi ích của các cuộc họp 1-1
3. Các bí quyết để phát huy hiệu quả những cuộc họp 1-1 giữa nhân viên và quản lý

lợi ích của việc phát huy hiệu quả của những cuộc họp 1-1 để gắn kết nhân viên & nhà quản lý

1. Định nghĩa cuộc họp 1-1

Họp 1-1 hay meeting 1-on-1 không phải là các cuộc họp đơn thuần khô khan về số liệu hay cạn kẽ về các chiến lược phát triển. Dễ hiểu, họp 1-1 là các cuộc trao đổi thân mật thường xuyên giữa sếp và nhân viên dựa trên tinh thần hỗ trợ và xây dựng.

2. Lợi ích của các cuộc họp 1-1

Các cuộc họp 1-1 được thực hiện không chỉ để sếp thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng của nhân viên mà hơn nữa đây còn là cơ hội để họ nhận về feedback từ chính nhân viên của mình. Việc nhà quản lý thấu hiểu cách lãnh đạo của mình thông qua góc nhìn của nhân viên sẽ giúp xây dựng được mối quan hệ bền vững tại nơi làm việc, từ đó tránh được những khúc mắc không đáng có vốn thường hay xảy ra ở chốn công sở.

3. Các bí quyết để phát huy hiệu quả những cuộc họp 1-1 giữa nhân viên và quản lý

3.1 Lắng nghe tích cực

Một cuộc họp 1-1 không thể phát huy hiệu quả nếu như chứa quá nhiều ý kiến của nhà quản lý. Cần hiểu rõ rằng đây là các cuộc trao đổi để xây dựng mối quan hệ 2 chiều giữa sếp và nhân viên và trên thực tế, người quản lý nên lắng nghe trong khoảng 90% thời gian họp. Nhà quản lý giỏi cần biết cách đặt câu hỏi gợi mở để nhân viên chủ động chia sẻ. Khi được dẫn dắt cuộc nói chuyện, nhân viên sẽ dễ dàng chia sẻ vấn đề của họ, những khúc mắc trong công việc hay mạnh dạn đề xuất những thay đổi cần thiết giúp cho công việc thuận lợi hơn.

Steve Jobs có một câu nói rất hay về vấn đề tương tự: “Chúng ta thuê những người có thể nói với ta họ đang làm gì, chứ không phải thuê người để làm theo ý chúng ta” (We hire people to tell us what to do, not the other way around.) Hãy để nhân viên được trình bày, cấp quản lý chỉ là người lắng nghe và đưa ra trợ giúp, hướng giải quyết khi nhân viên cần.

Khi lắng nghe một cách tích cực để hạn chế các giả định, nhà quản lý sẽ tìm ra được sự kết luận cụ thể từ phía nhân viên.

3.2 Sử dụng hiệu quả sự im lặng

Sự im lặng chính là một công cụ tốt trong các cuộc họp 1-1 tuy nhiên lại ít được tận dụng. Khoảng lặng trong cuộc trao đổi rất quan trọng vì nó cho nhân viên thời gian thời thiết để tập trung suy nghĩ.

Một vài nhà quản lý sẽ cảm thấy khó chịu và không biết phải xử lý làm sao nếu tình huống im lặng xảy ra. Có 2 nguyên tắc cần lưu ý khi gặp tình huống này, một là không “chữa cháy” cho nhân viên bằng cách đặt câu hỏi khác cho nhân viên, điều này sẽ vô tình dẫn đến việc nhân viên không kịp chia sẻ vấn đề của họ, có thể là vấn đề khó nói mà họ cần có thời gian để suy nghĩ. Thứ hai, khi nhân viên im lặng và cảm thấy lo lắng, quản lý có thể động viên họ như “bạn cứ từ từ suy nghĩ”, điều sẽ giúp nhân viên cảm nhận được rằng những suy nghĩ, cảm xúc và ý kiến của họ là rất quan trọng.

Sự im lặng có thể giúp nhân viên đưa ra những ý kiến thú vị khi họ có thời gian để suy nghĩ và xem xét các vấn đề của bạn thân.

3.3 Thường xuyên thực hiện và cải thiện chất lượng cuộc họp

Giống như một vũ công hay vận động viên, việc rèn luyện, thực hiện các cuộc họp và cải thiện sau mỗi lần sẽ tạo nên sự hoàn hảo cho các cuộc trao đổi giữa nhà quản lý.

Nhà quản lý sẽ thật sự thành công khi họ chủ động và tích cực trong việc nhận lại đánh giá từ nhân viên của mình để kết hợp cùng nhân viên xây dựng đội ngũ gắn kết bền chặt.

3.4 Quan sát những thay đổi tích cực từ nhân viên

Sau những buổi trao đổi 1-1, người quản lý cần quan sát và ghi nhận những thay đổi tích cực trong thái độ cũng như hiệu quả công việc của nhân viên mình và feedback cho họ ở các buổi trao đổi tiếp theo. Việc ghi nhận và khích lệ sẽ giúp nhân viên cảm nhận được sự cố gắng và đóng góp của họ đang mang lại ý nghĩa.

Để phát huy hiệu quả những cuộc họp 1-1, nhà quản lý cần khuyến khích được sự chủ động của nhân viên, lắng nghe một cách tích cực những ý kiến của họ, tận dụng những khoảng lặng cần thiết và cải thiển chất lượng những buổi trao đổi thường xuyên. Thực hiện được những điều trên, nhà quản lý sẽ thấy được nhân viên của mình đang thay đổi tích cực từng ngày.

Thông qua những bí quyết cụ thể và đơn giản mà VietnamWorks đưa ra, hi vọng các nhà quản lý có thể bắt tay vào tổ chức các cuộc họp 1 – 1 để hiểu nhiều hơn về nhân sự của mình.

Đăng bởi: Huê Trần Thị Thanh