Các bước xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

• Quy tắc ứng xử là gì?
• Tại sao bộ quy tắc ứng xử lại quan trọng
• Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp bao gồm
• 1. Bộ quy tắc đối với công việc
• 2. Quy tắc ứng xử với tổ chức
• 3. Bộ quy tắc văn hoá doanh nghiệp đối với khách hàng
• 4. Bộ quy tắc đối với đồng nghiệp
• 5. Bộ quy tắc đối với cấp trên/ cấp dưới
• 6. Bộ quy tắc doanh nghiệp đối với cộng đồng, xã hội, môi trường sống
• 7. Bộ quy tắc đối với chính phủ, nền kinh tế, quốc gia
• 8. Bộ quy tắc đối với việc thực thi trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp
• Cách soạn thảo quy tắc ứng xử
• 2. Xem xét các vấn đề đạo đức đã xảy ra trong quá khứ
• 3. Tạo dàn ý
• 4. Thảo luận về dự án với các bên liên quan
• 5. Soạn bản thảo cuối cùng

Quy tắc ứng xử rất quan trọng ở nơi làm việc vì nó cung cấp cho nhân viên một hướng dẫn cụ thể về cách họ dự kiến ​​sẽ hành động trong khi thực hiện công việc. Nó thể hiện các giá trị của công ty và những gì công ty mong đợi và phấn đấu về văn hóa công ty.

Quy tắc ứng xử là gì?

Quy tắc ứng xử là một tập hợp các quy tắc xung quanh hành vi để nhân viên tuân theo trong một tổ chức. Quy tắc đóng vai trò như một tiêu chuẩn mà nhân viên cần phải đáp ứng để họ có thể biết họ mong đợi điều gì để tạo ra một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

Thường bị trộn lẫn với quy tắc đạo đức, quy tắc ứng xử đề cập cụ thể đến hành vi, trong khi đạo đức cung cấp hướng dẫn về kỹ năng ra quyết định mà nhân viên của bạn cần khi họ đang làm việc.

Dưới đây là danh sách các yếu tố bạn có thể đưa vào quy tắc ứng xử của mình:

– Tuyên bố sứ mệnh và các giá trị.

– Các chính sách và thủ tục tại nơi làm việc.

– Tuân thủ và các quy định trong ngành.

– Kỷ luật.

Tại sao bộ quy tắc ứng xử lại quan trọng

Quy tắc ứng xử không chỉ đóng vai trò là một tập hợp các hướng dẫn nội bộ để nhân viên tuân theo mà còn là một tuyên bố bên ngoài về các giá trị và cam kết của công ty.

Quy tắc ứng xử có thể:

– Xác định văn hóa công ty.

– Đặt ra các tiêu chuẩn và kỳ vọng để nhân viên tuân theo khi nói đến hành vi của họ.

– Cho khách hàng và đối tác biết giá trị của bạn và từ đó họ có thể tìm hiểu xem họ có muốn làm việc với bạn hay không, từ đó tạo ra mức độ minh bạch cho một mối quan hệ kinh doanh lành mạnh.

Một quy tắc ứng xử được thực hiện tốt sẽ làm rõ các giá trị và nguyên tắc của tổ chức, liên kết chúng với các tiêu chuẩn ứng xử nghề nghiệp khi nói đến hành vi của nhân viên. Do đó, các quy tắc ứng xử đặt ra các tiêu chuẩn để các công ty phải tuân theo.

Bộ quy tắc bao gồm những gì?

Ngoài ra, một quy tắc có thể hỗ trợ nhân viên trong việc ra quyết định chung bằng cách cung cấp cho họ một cấu trúc để tuân theo khi nói đến hành vi của công ty, cho phép họ chuẩn bị để xử lý các tình huống khó xử về đạo đức ở nơi làm việc.

Có một quy tắc ứng xử có thể cung cấp cho nhân viên một cấu trúc để tuân theo ngay từ khi họ gia nhập công ty, giảm nguy cơ xảy ra các vấn đề, nhưng cũng làm cho quá trình xử lý các vấn đề dễ dàng hơn rất nhiều nếu điều tồi tệ nhất xảy ra.

Cũng như đặt ra các quy tắc để tuân theo, quy tắc ứng xử có thể cho nhân viên biết họ cần phải làm gì nếu họ cần báo cáo hành vi vi phạm chính sách của công ty và cho họ biết hậu quả của việc sử dụng thông tin sai lệch.

Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp bao gồm

Một bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp bao gồm các phần sau:

1. Bộ quy tắc đối với công việc

– Đối với bộ quy tắc ứng xử trong công việc sẽ bao gồm những phần như:

– Ứng xử trong điều hành, thực thi công việc.

– Ứng xử trong bảo mật thông tin

– Ứng xử trong sử dụng và bảo quản tài sản.

– Ứng xử đối với nơi làm việc, cảnh quan môi trường

2. Quy tắc ứng xử với tổ chức

Để xây dựng bộ quy tắc ứng xử với tổ chức doanh nghiệp sẽ bao gồm những hoạt động và cách thức như:

– Cách chào hỏi.

– Cách thức giới thiệu và tự giới thiệu.

– Các thức bắt tay, trò chuyện trao đổi

– Các sử dụng danh thiếp.

– Nghi thức hội họp.

– Nghi thức hội đàm, ký kết, tổ chức tiệc chiêu đãi

3. Bộ quy tắc văn hoá doanh nghiệp đối với khách hàng

Ngày nay, đối với doanh nghiệp khách hàng là đối tượng quan trọng trong quá trình phát triển của công ty, doanh nghiệp. Vậy nên cần xây dựng bộ quy tắc ứng xử đối với khách hàng, nhằm hướng tới việc giữ chân khách hàng.

– Luôn tìm kiếm khách hàng đẻ giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng. Bạn cần xác định khách hàng tiềm năng của sản phẩm, xây dựng kế hoạch chinh phục khách hàng, dành thời gian quan tâm và gặp gỡ các khách hàng cũ.

– Chăm sóc khách hàng là hoạt động then chốt: Chăm sóc khách hàng là một việc làm cho khách hàng hoàn toàn hài lòng về công ty. Việc khách hàng hoàn toàn hài lòng sẽ tăng uy tín của công ty bởi vì một khách hàng hài lòng sẽ nói cho ít nhất 10 người khác nghe. Là nhân viên bạn phải đọc và hiểu rõ Quy trình chăm sóc khách hàng để áp dụng vào thực tế.

– Luôn đánh giá sự hài lòng của khách hàng: Sự hài lòng của khách hàng sẽ phản ánh những nỗ lực của bạn trong quá trình kinh doanh sản phẩm và cung cấp dịch vụ cho khách hàng.

– Nghệ thuật lắng nghe khách hàng: Khi khách hàng phàn nàn, bạn cần phải lắng nghe và nghi chép và giản thích chi tiết cho khách hàng hiểu rõ vấn đề. Tuyệt đối không nổi nóng và khó chịu.

4. Bộ quy tắc đối với đồng nghiệp

Trong ứng xử với đồng nghiệp chúng ta có thể dựa trên các quy tắc sau:

– Các nhân viên khi gặp nhau phải chào hỏi đúng mực

– Luôn tin tưởng, tôn trọng, chân thành hợp tác và gắn bó với tập thể để xây dựng đơn vị đoàn kết tạo nên môi trường làm việc thân thiện.

– Biết lắng nghe tiếp thu ý kiến đóng góp của đồng nghiệp. Chân thành thẳng thắn khi góp ý hay bất đồng với đồng nghiệp…

5. Bộ quy tắc đối với cấp trên/ cấp dưới

Lãnh đạo đối với nhân viên

– Lãnh đạo, quản lý có trách nhiệm tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, tạo điều kiện tốt nhất cho các cá nhân phát triển và có cơ hội thăng tiến.

– Lãnh đạo phải biết lắng nghe và tiếp nhận ý kiến của nhân viên. Biết đưa ra những lời khen cũng như phê bình đúng lúc, đúng chỗ.

– Trong quá trình giao tiếp lãnh đạo cần phải đáp lại nhân viên cấp dưới bằng những cử chỉ chào hỏi thân thiện.

Nhân viên đối với lãnh đạo

– Luôn có thái độ nghiêm túc, lịch sự, tôn trọng khi giao tiếp với lãnh đạo.

– Chấp hành nghiêm túc những ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn và thực hiện tốt nhiệm vụ mà lãnh đạp phân công

– Biết tôn trọng ý kiến của cấp trên.

– Giữ gìn và bảo vệ uy tín, danh dự của cấp trên. Khi có ý kiến đóng góp cần trình bày trực tiếp, thẳng thắn và thiện chí.

– Khi thực hiện quyết định của cấp trên, nếu phát hiện quyết định đó trái pháp luật, làm ảnh hưởng tới lợi ích chung, hoặc không phù hợp với thực tế thì phải báo cáo ngay với người ra quyết định…

6. Bộ quy tắc doanh nghiệp đối với cộng đồng, xã hội, môi trường sống

Chính là việc doanh nghiệp cần có quy tắc đối với nơi làm việc và cảnh quan môi trường làm việc.

7. Bộ quy tắc đối với chính phủ, nền kinh tế, quốc gia

Xây dựng bộ quy tắc ứng xử này giúp nhân viên có cách ứng xử phù hợp với các cơ quan chức năng như:

–  Đối với các bộ, ngành, cơ quan chức năng

– Đối với cán bộ, công nhân viên của bộ, ngành, các cơ quan chức năng

– Đối với nền kinh tế, quốc gia.

8. Bộ quy tắc đối với việc thực thi trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp thường áp dụng những chiến lược này nhằm mục đích kiếm lợi nhuận dài hạn như: bảo vệ môi trường, những đóng góp cho cộng đồng và xac hội hay những trách nhiệm doanh nghiệp cần thực hiện, đảm bảo an toàn và lợi ích người tiêu dùng, quan hệ tốt với người lao động.

Cách soạn thảo quy tắc ứng xử

1. Xác định xem ai được đưa vào quy trình trong việc tạo ra quy tắc ứng xử của công ty bạn

Một trong những bước đầu tiên trong việc soạn thảo quy tắc ứng xử là xác định ai sẽ được đưa vào quy trình. Các cá nhân phổ biến tham gia vào việc xây dựng quy tắc ứng xử bao gồm ban giám đốc, nhân viên lâu năm và các bên liên quan. Nhiều quy tắc ứng xử được tạo ra bởi quản lý cấp trên và sau đó được xem xét bởi một nhóm các nhân viên đáng tin cậy cũng như bất kỳ bên liên quan nào có thể bị ảnh hưởng bởi quy tắc ứng xử.

2. Xem xét các vấn đề đạo đức đã xảy ra trong quá khứ

Trước khi tạo quy tắc ứng xử, hãy xem xét các vấn đề đạo đức mà công ty của bạn đã phải đối mặt trong quá khứ. Hãy chắc chắn bao gồm đề cập về cách tránh những điều này trong quy tắc ứng xử của bạn. Ngoài ra, bạn cũng có thể tính đến các vấn đề đạo đức mà các doanh nghiệp tương tự đã phải đối mặt và giải quyết những vấn đề này như một cách để ngăn chặn chúng xảy ra trong tổ chức của bạn.

Xây dựng bộ quy tắc ửng xử cho doanh nghiệp

3. Tạo dàn ý

Xác định các thành phần bạn sẽ bao gồm trong quy tắc ứng xử của mình. Các yếu tố cần xem xét bao gồm:

– Xung đột lợi ích

– Bảo vệ tài sản

– Chính sách công ty

– Văn hóa công ty

– Kỳ vọng chuyên cần

– Các vấn đề liên quan đến tình trạng quấy rối trong doanh nghiệp

– Sử dụng điện thoại di động và công nghệ khi ở văn phòng

– Quy định về trang phục

– Các biện pháp kỷ luật có thể được thực hiện

– Chính sách bảo mật

– Cơ hội bình đẳng

– Khi bạn đã chọn các yếu tố bạn sẽ bao gồm, hãy phác thảo từng phần với thông tin bạn cảm thấy phù hợp nhất với tổ chức của mình.

4. Thảo luận về dự án với các bên liên quan

Khi bạn đã vạch ra quy tắc ứng xử, hãy cho mọi người có liên quan cơ hội để xem xét và thảo luận về nội dung của nó.

5. Soạn bản thảo cuối cùng

Sau khi tất cả các bên liên quan có cơ hội đóng góp ý kiến, bạn có thể soạn bản thảo cuối cùng của quy tắc ứng xử để xem xét và xuất bản.

Ngoài bộ quy tắc ứng xử, mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng cho mình những nét văn hóa và bản sắc riêng để có thể phát triển lâu dài, bền vững và giữ chân được những nhân viên tài giỏi, ưu tú.

Trên đây chúng tôi đã bật mí đến bạn các bước xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp hiệu quả nhất mà không phải ai cũng biết. Mời bạn đọc tham khảo những khoá học kinh doanh trên Unica để có thể xây dựng chiến lược, bản kế hoạch kinh doanh hợp lý cho doanh nghiệp của mình.

Đăng bởi: Hoàng Trúc Quỳnh